Je werkt met Exact Online en wilt meer uit je data halen. De standaardrapportages in Exact zijn beperkt, en voor écht inzicht kijk je al snel naar Power BI. Maar dan komt de vraag: hoe krijg je die data eigenlijk in Power BI?
Er zijn meerdere manieren om dat te doen, en ze zijn niet allemaal gelijk. Sommige zijn snel op te zetten maar beperkt schaalbaar, andere vragen meer investering maar geven je veel meer flexibiliteit. In dit artikel zetten we de vier belangrijkste benaderingen naast elkaar, zodat je kunt bepalen wat bij jouw situatie past.
Optie 1: Handmatig exporteren via Excel of CSV
De meest laagdrempelige manier is data exporteren vanuit Exact Online naar Excel of CSV, en die bestanden vervolgens inladen in Power BI. Exact Online biedt op diverse plekken een exportfunctie – denk aan de balans, winst-en-verliesrekening, openstaande posten of relatieoverzichten.
Deze aanpak werkt prima als je incidenteel een rapportage nodig hebt of als je met kleine hoeveelheden data werkt. Je hebt geen extra tooling nodig en kunt direct aan de slag.
Maar zodra je dit regelmatig doet, merk je de beperkingen. Je exporteert steeds opnieuw, handmatig, en de data is op het moment dat je ermee aan de slag gaat alweer verouderd. Het combineren van gegevens uit verschillende overzichten in Exact is foutgevoelig, en bij meerdere administraties wordt het al snel een tijdrovende klus. Het is kortom een prima startpunt, maar geen duurzame oplossing als rapportage een structureel onderdeel van je werk is.
Optie 2: Een Power BI-connector voor Exact Online
Er zijn diverse aanbieders die een connector (ook wel plugin of add-on) leveren waarmee je vanuit Power BI direct data ophaalt uit Exact Online. Zo’n connector maakt gebruik van de Exact Online API en vertaalt de beschikbare data naar tabellen die je in Power BI kunt gebruiken.
Het voordeel is dat je relatief snel aan de slag kunt. Je installeert de connector, koppelt je Exact Online-omgeving, en binnen korte tijd kun je data inladen en dashboards bouwen. Veel connectoren bieden voorgedefinieerde tabellen voor veelgebruikte datasets zoals financiële gegevens, verkoop, inkoop en voorraad. Sommige bieden ook kant-en-klare dashboardtemplates.
Er zijn wel een paar aandachtspunten. Je bent afhankelijk van de API-limieten die Exact Online hanteert – bij grote datasets of veel administraties kan dat merkbaar worden in de snelheid. De data wordt bij iedere verversing opnieuw opgehaald uit Exact Online, wat betekent dat je rapportages afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van het bronsysteem. Historische data die niet meer in Exact staat, is ook niet meer beschikbaar in je rapportages. En als je data uit andere bronnen wilt combineren – bijvoorbeeld je CRM of projecttool – moet je dat apart regelen.
Voor veel bedrijven met één of enkele administraties en een primair financiële rapportagebehoefte is een connector een prima keuze. Het wordt ingewikkelder wanneer je schaalt naar meer administraties, meer databronnen, of complexere rapportages.
Optie 3: Zelf een API-koppeling bouwen
Exact Online biedt een REST API waarmee je programmatisch data kunt opvragen. In theorie kun je vanuit Power BI (via Power Query) of via een eigen script rechtstreeks de API aanspreken en data ophalen.
Deze aanpak geeft je maximale flexibiliteit. Je bepaalt precies welke data je ophaalt, hoe je die transformeert, en waar je die opslaat. Voor technisch sterke teams of BI-partners die volledige controle willen, kan dit een aantrekkelijke route zijn.
In de praktijk is het echter een flinke investering. Je moet de Exact Online API goed kennen, omgaan met authenticatie (OAuth2), paginering, en de API-limieten die Exact hanteert. Het bouwen is stap één, maar het onderhouden is minstens zo belangrijk – als Exact iets wijzigt in de API, moet je je koppeling aanpassen. Voor de meeste organisaties weegt die investering niet op tegen de alternatieven.
Optie 4: Data repliceren naar een eigen datawarehouse
Bij deze aanpak gebruik je een ELT (of ETL)-tool die de data uit Exact Online automatisch kopieert naar een eigen database – bijvoorbeeld PostgreSQL, SQL Server of BigQuery. Power BI sluit je vervolgens aan op die database in plaats van op Exact Online zelf.
Het verschil met de vorige opties is fundamenteel: je data staat niet meer alleen in Exact Online, maar ook in een eigen omgeving die volledig onder jouw controle is.
Dat levert een aantal concrete voordelen op. Historische data blijft behouden, ook als die in Exact Online niet meer beschikbaar is. Je rapportages zijn niet afhankelijk van de beschikbaarheid of snelheid van Exact. Je kunt data uit meerdere administraties samenvoegen in dezelfde database. En je kunt data uit andere bronnen (denk aan je CRM, projecttool of marketingplatform) in dezelfde database plaatsen en in Power BI combineren tot één samenhangend beeld.
Een extra voordeel dat vaak over het hoofd wordt gezien: met een eigen database kun je datamodellen opbouwen in de database zelf. Dat betekent dat je berekeningen, definities en logica vastlegt op één plek, los van je BI-tool. Power BI biedt hier ook mogelijkheden voor via het semantisch model (voorheen “dataset”), maar die logica bestaat dan alleen binnen Power BI. Modelleer je in de database, dan werkt het met elke tool die je erop aansluit – of dat nu Power BI, Qlik of iets anders is.
Dit klinkt misschien als een grote stap, maar dat hoeft het niet te zijn. Moderne ELT-tools nemen het technische werk uit handen: je selecteert welke data je wilt synchroniseren, en de tool regelt de rest. Bij sommige aanbieders is de database zelfs standaard inbegrepen, zodat je geen eigen infrastructuur hoeft op te zetten. Het opzetten is daarmee vergelijkbaar met het installeren van een connector – maar de mogelijkheden zijn aanzienlijk groter.
De opties vergeleken
Welke optie past bij jou?
De juiste keuze hangt af van je situatie. Een paar scenario’s:
Je hebt één administratie en wilt snel financieel inzicht. Een Power BI-connector is waarschijnlijk de snelste route. Je bent snel operationeel en de investering is overzichtelijk.
Je hebt meerdere Exact Online-administraties en wilt consolideren. Zowel een connector als een datawarehouse-aanpak kan dit, maar bij meer dan een handvol administraties wordt de datawarehouse-route stabieler en sneller.
Je wilt data uit Exact Online combineren met andere bronnen. Zodra je naast Exact ook data uit je CRM, marketingtools of andere systemen wilt samenbrengen, is een eigen datawarehouse de logische keuze. Een connector koppelt alleen met Exact.
Je bent een BI-partner of accountant die dit voor meerdere klanten doet. Dan wil je een schaalbare, betrouwbare datalaag die je bij iedere klant kunt inzetten. Een datawarehouse-aanpak bespaart je op de lange termijn veel maatwerk en onderhoud.
Meer weten?
Bij DataSpark bouwen we SyncShift – een platform dat data uit Exact Online (en andere bronnen zoals HubSpot en Pipedrive) automatisch repliceert naar een eigen datawarehouse. Inclusief een managed PostgreSQL-database, zodat je direct kunt rapporteren in Power BI of een andere BI-tool.
Wil je meer weten over waarom het slim is om je data in een eigen database te hebben? Lees ons artikel Waarom het slim is om data uit cloudapplicaties centraal op te slaan. Binnenkort publiceren we ook een artikel specifiek over de voordelen van je Exact Online data in een eigen database.
Wil je eens sparren over wat in jouw situatie de beste aanpak is? Plan een kennismaking – dan denken we met je mee.
