Eén Exact Online-administratie aan Power BI koppelen is al een uitdaging. Maar wat doe je als je vijf, tien of twintig administraties hebt die je samen wilt analyseren? Dan wordt het al snel een logistiek probleem – en een technisch knelpunt.
In dit artikel laten we zien hoe een klant van Stuur – een BI-partner gespecialiseerd in Power BI en managementrapportages – precies dat probleem oploste: van een trage, lokale koppeling met 25 administraties naar een centrale datalaag die automatisch ververst en direct beschikbaar is voor alle gebruikers. Bokie van der Linden, mede-eigenaar van Stuur, was de drijvende kracht achter de samenwerking.
Het probleem: 25 administraties, één lokale verbinding
De klant in kwestie werkt met 25 Exact Online-administraties. Al die data werd rechtstreeks in Power BI ingeladen via een directe koppeling – een aanpak die prima werkt op kleine schaal, maar bij deze omvang tegen zijn grenzen aanloopt.
Het grootste knelpunt: alles draaide lokaal. Dat betekende dat de data alleen actueel was als iemand het rapport handmatig ververste op zijn eigen machine. Voor de andere gebruikers was het rapport dan verouderd, of helemaal niet beschikbaar.
Daar komt bij dat het ophalen van data uit 25 administraties steeds meer tijd kostte. De koppeling moest bij elke verversing alle gegevens opnieuw ophalen – een full reload die alleen maar langer duurde naarmate de administraties groeiden.
De wens was helder: rapporten die automatisch actueel zijn, zichtbaar voor iedereen, zonder afhankelijkheid van één lokale machine.
Waarom een directe connector hier tekortschiet
Een directe connector tussen Exact Online en Power BI is voor veel situaties een prima oplossing – we beschreven de opties eerder in detail. Maar bij meerdere administraties en meerdere gebruikers loop je structureel tegen drie problemen aan:
Lokaal draaien. Een directe koppeling in Power BI Desktop werkt op de machine van de persoon die het rapport heeft gebouwd. Wil je automatisch verversen en publiceren naar Power BI Service, dan heb je een on-premises gateway nodig. Dat voegt infrastructuur en beheer toe.
Herhaalde full reloads. Bij elke verversing werden alle gegevens opnieuw opgehaald vanuit de Exact Online API. Bij één kleine administratie is dat te overzien. Bij 25 grotere administraties wordt een volledige verversing een trage en kwetsbare operatie.
Geen gedeelde datastroom. Iedere rapportage haalt dezelfde data apart op. Er is geen centrale plek waar de data één keer wordt opgehaald en beschikbaar gesteld aan alle rapporten en gebruikers.
Dit zijn precies de situaties waarbij een centrale datalaag het verschil maakt – zoals we in een eerder artikel uitlegden.
De aanpak: één schema als fundament
Stuur en DataSpark werkten samen aan een nieuwe opzet. De kern: SyncShift repliceert de data uit alle 25 Exact Online-administraties naar één centrale MSSQL-database en één van de bestemmingen die SyncShift standaard ondersteunt. Alle administraties landen op één centrale plek: een schema, oftewel een gestructureerde indeling van tabellen binnen de database.
Binnen dat schema krijgt elke administratie zijn eigen tabellen. Transactieboekingen uit administratie 1 belanden in 1_TransactionLines, die uit administratie 2 in 2_TransactionLines, enzovoort. SyncShift haalt de data incrementeel op: alleen gewijzigde of nieuwe records worden bijgewerkt. Dat maakt de verversing snel en schaalbaar, ook bij grote volumes.
Daarbovenop voegden we een consolidatiestap toe: scripts die de losse tabellen samenvoegen tot één geconsolideerde tabel. Alle transactieboekingen uit alle 25 administraties komen zo in één overzicht samen – de data staat klaar voor gebruik.
Dit is in de kern wat een datafundament doet: ruwe brondata omzetten naar een schone, bruikbare laag die klaarstaat voor analyse.
Het rapport herbouwen
Met de nieuwe datalaag als basis bouwde Stuur het Power BI-rapport opnieuw op. Het bestaande rapport was door de klant zelf ontwikkeld en in de loop der jaren steeds verder uitgebreid. Daardoor bevatte het verschillende tijdelijke oplossingen, omwegen in het datamodel en logica die eigenlijk thuishoort in de datalaag. Nu die datalaag er was, konden ze opnieuw beginnen vanuit een schoon en toekomstbestendig model.
Het resultaat: een rapport dat automatisch ververst, direct beschikbaar is voor alle gebruikers via Power BI Service, en gebouwd is op een stabiele datastroom in plaats van 25 losse koppelingen.
Wat dit in de praktijk oplevert
De winst zit op meerdere vlakken:
- Snelheid. Incrementeel laden betekent dat alleen nieuwe en gewijzigde data wordt opgehaald. Geen full reloads meer over 25 administraties.
- Betrouwbaarheid. De data wordt één keer opgehaald en centraal opgeslagen. Alle rapporten en gebruikers werken vanuit dezelfde bron.
- Schaalbaarheid. Een nieuwe administratie toevoegen? Die voeg je toe als connector in SyncShift. De rest van de infrastructuur blijft staan.
- Onafhankelijkheid van het toestel. Geen lokale gateway meer nodig. De data staat in de cloud, het rapport ververst automatisch.
Een datafundament als vertrekpunt
Wat Stuur voor deze klant heeft gebouwd is meer dan een snellere koppeling. Het is een datafundament: een centrale laag waarin ruwe brondata beschikbaar komt, gestandaardiseerd en klaar voor gebruik in rapporten, analyses of andere toepassingen.
Dat fundament is ook de basis voor wat er hierna kan komen. Wil je naast Exact Online ook data uit HubSpot of Pipedrive meenemen? Die voeg je toe als connector. Wil je het datamodel uitbreiden met eigen berekeningen? Dat doe je in de datalaag, los van het rapportage-instrument.
Zo bouw je stap voor stap een rapportageomgeving die meegroeit met je organisatie – in plaats van één die je steeds opnieuw moet omschrijven.
Interesse?
Werk jij ook met meerdere Exact Online-administraties, of heb je een vergelijkbaar vraagstuk? Bekijk wat SyncShift voor jou kan betekenen, of lees meer over het opzetten van een datafundament.
Wil je sparren over jouw situatie? Neem dan gerust contact op.
