Grip op een groeiende organisatie, met één gedeelde werkelijkheid
Helin ontwikkelt een SaaS-platform voor de marine– en energy-sector. Hun edge-to-cloud analytics platform helpt organisaties om data uit industriële assets betrouwbaar te gebruiken, met lokale intelligentie en een centraal beheerde data-infrastructuur.
Die ambitie vraagt om een organisatie die scherp ziet wat er gebeurt. Niet versnipperd per systeem of team, maar met één gedeelde basis. Want als je werkt met meerdere afdelingen, systemen en landen, gaat het al snel mis op één punt: iedereen bedoelt nét iets anders met “de cijfers”.
De vraag achter de cijfers
Helin is een van onze eerste klanten van onze replicatie service. In 2020 zijn we gestart met het repliceren van data uit meerdere Exact Online-administraties naar hun eigen SQL datawarehouse/database.
Dat gaf Helin een centrale plek waar de financiële werkelijkheid samenkomt. Van daaruit konden zij zelf rapportages bouwen, zonder steeds terug te vallen op exports en handmatige controles.
Maar met groei komt een nieuwe vraag. Niet alleen finance, maar juist ook sales, HR en projecten moesten mee kunnen bewegen. En dan ontstaat vanzelf de behoefte aan samenhang:
“Hoe zorgen we dat data uit verschillende systemen elkaar niet tegenspreekt, maar elkaar versterkt?”
Klein beginnen, gericht op structuur
Begin 2025 zijn we samen gestart met een nieuw datawarehouse. Niet als “groot dataproject”, maar als een logische vervolgstap: één basis die meerdere onderdelen van de organisatie verbindt.
Daarin brengen we data samen uit:
- Exact Online (finance)
- HubSpot (CRM)
- Personio (HR)
- Clockify (projecten en uren)
De techniek was niet het doel. Het ging om structuur en begrijpelijkheid: zorgen dat data logisch op elkaar aansluit en dat definities kloppen – zodat iedereen werkt vanuit dezelfde werkelijkheid en dezelfde definities.
Eén gedeelde werkelijkheid
We hebben Helin geholpen om de opzet van het datawarehouse te structureren en hebben meerdere modellen gebouwd met dbt. Daarmee worden ingewikkelde berekeningen en koppelingen één keer goed vastgelegd.
Het effect is simpel: Helin kan analyses maken in de analysetool naar keuze, zonder dat iedere gebruiker hoeft te weten hoe de complexiteit onder de motorkap werkt.
Van vergelijken naar vertrouwen
Een concreet voordeel van deze basis is dat Helin controles kan doen die eerder lastig of tijdrovend waren. Bijvoorbeeld: komen de deals in HubSpot overeen met de abonnementen in Exact Online?
Dat soort vergelijkingen geven houvast. Niet om te controleren om het controleren, maar om sneller te kunnen bijsturen als er iets afwijkt – en om met meer vertrouwen beslissingen te nemen.
“Door het ontsluiten en samenbrengen van data uit de haarvaten van onze organisatie zijn we in staat snel en data gedreven beslissingen te nemen. Dit zorgt ervoor dat onze gehele organisatie wendbaarder is geworden.
Bram Masselink – CFO, Helin”
Ruimte om verder te bouwen
Om Helin extra flexibiliteit te geven, gebruiken zij ook SchemaStudio. Daarmee kunnen ze op een gebruiksvriendelijke manier extra tabellen aan hun datawarehouse toevoegen, data vastleggen en tabellen aan elkaar koppelen. Praktisch betekent dit dat Helin zelf een aanvullende rapportagelaag kan maken bovenop gegevens uit Exact Online, zonder dat het fundament ingewikkelder wordt.
Overzicht dat meegroeit
Voor Helin is data geen eindpunt, maar een middel om grip te houden op een organisatie die blijft bewegen. Naarmate nieuwe systemen en vragen ontstaan, groeit het datawarehouse mee – zonder dat het overzicht verloren gaat. Doordat definities vastliggen en verbanden duidelijk zijn, kunnen teams sneller schakelen en vooruitkijken. Dat maakt het mogelijk om wendbaar te blijven, juist in een technische en snel veranderende omgeving als marine en energy.
Plan kennismaking