Hoe je meer uit Exact Online haalt

Werk je met Exact Online dan beschik je over een schat aan data. Ben je net gestart, dan heb je waarschijnlijk voldoende aan de diverse standaard rapporten of de mogelijkheden om gegevens te exporteren naar Excel. Maar vroeg of laat komt komt er een moment dat je meer wilt...

Vragen beantwoorden, keuzes maken

Mooi, je bent er van overtuigd dat je meer wilt. Stel jezelf vervolgens eerst een aantal vragen: Wat wil je precies weten? Waarom wil je dat weten? Wie wil het nog meer weten? Wat ga je doen als je het weet? Welke gegevens/data heb je daarvoor nodig? Waar staan die data? Hoe kan ik die data benaderen? Op welke wijze moet het worden weergegeven? Welke BI-, analyse- of rapportagesoftware kun je daar het beste voor gebruiken?

Allemaal vragen die je mijns inziens moet beantwoorden voordat je ook maar één applicatie opstart. Zijn alle vragen beantwoord én heb je besloten om het rapport zelf te maken (want ook dat is een keuze) dan ben je klaar voor de volgende stap; het ophalen van de data. Maar hoe doe je dat?

To API or not to API

Exact Online heeft, zoals bijna ieder ander cloud platform, een uitgebreide REST API waarmee je toegang kunt krijgen tot nagenoeg alle gegevens uit je administratie(s). En dat zijn gelukkig niet alleen financiële data, maar ook data van bijvoorbeeld offertes, verkooporders, leveringen, facturen, uren, projecten of verkoopkansen.

Het grote voordeel van het rechtstreeks ophalen van data via de API is dat het realtime gebeurt. Maar er zijn ook een aantal nadelen. Op de eerste plaats moet je thuis zijn in OAuth 2.0; het authenticatie framework dat Exact Online gebruikt om ervoor te zorgen dat je beveiligd toegang kunt krijgen tot de API. Vervolgens moet je per topic GET requests opstellen om de juiste gegevens op te halen.

Als dit allemaal gelukt is, kom je er waarschijnlijk achter dat het ophalen van sommige gegevens toch wat langer duurt dan je zou willen. Maar het kan ook anders...

Je gegevens van Exact Online in een SQL database

Persoonlijk geloof ik dat het belangrijk is dat je eenvoudig toegang hebt tot alle data uit je Exact Online omgeving. Vervolgens moet je zelf een keuze kunnen maken voor de BI-, analyse- of rapportagesoftware die het beste past bij jouw informatiebehoefte. Voor de een is dat Excel, voor de ander Power BI, Qlik Sense, Tableau of een van de vele andere oplossingen die op de markt zijn.

De Dataspark replicatie service is een dienst die de gegevens die Exact Online via de API beschikbaar stelt, synchroniseert naar een online SQL-database. Een eenvoudig concept, maar ontzettend handig omdat je met de meeste applicaties (waaronder Excel, Power BI, Qlik Sense of Tableau) standaard gegevens kunt ophalen vanuit een SQL-database. Zo haal je in Excel in no-time bijvoorbeeld alle orderregels, klanten en openstaande posten op.

Er is meer dan alleen Excel

Naast Excel komen steeds meer business intelligence en analyse tools binnen handbereik voor het MKB. Qlik Sense en Microsoft Power BI zijn een tweetal voorbeelden van applicaties waarmee je data op eenvoudige wijze kunt visualiseren en analyseren. Het mooie is dat van beide applicaties een gratis versie beschikbaar is die je kunt gebruiken. En dat is zeker het proberen waard!

Visualiseer je data uit Exact Online met Qlik Sense

Start je met Qlik Sense dan maak je eerst een app aan waarna je de databron selecteert. Dat kan een Excel-sheet zijn, maar ook een bestand op het internet of een database op een SQL-server. Vervolgens selecteer je de specifieke gegevens die je wilt ophalen en wordt de data voorbereid.

De volgende stap is dat je de data associeert, ofwel de relaties legt tussen de verschillende tabellen. Qlik Sense heeft dat visueel gemaakt waardoor het, voor een eerste opzet, erg eenvoudig is. Enige kennis van relationele databases en die van Exact Online in het bijzonder is uiteraard wel handig.

Heb je de relaties gelegd dan kun je de data laden en je eerste overzicht met grafieken, tabellen of KPI's maken. Daarvoor selecteer je het juiste formaat (bijv. staafdiagram) de dimensie (bijv. orderjaar en ordermaand) en meting (bijv. de som van het bedrag op de orderregels). In een paar minuten heb je zo een overzicht van de orderintake per maand.

Wil je vervolgens weten wat de orderintake van een of meerdere specifieke klanten is, dan kun je aan het overzicht een standaard filter toevoegen. Het mooie aan Qlik Sense is echter dat je op alle dimensies kunt zoeken en filteren, ook wanneer je dat niet vooraf in je rapport hebt gedefinieerd. Zo kun je razendsnel een overzicht krijgen van de orderintake van bijvoorbeeld de klant "ABC Producten".

Voorbeeld dashboards

Een aantal voorbeelden van dashboards en rapporten op basis van data uit een Exact Online administratie die in Qlik Sense zijn gemaakt. Mocht je met meerdere administraties werken, dan is het relatief eenvoudig om die gegevens binnen één dashboard te combineren.

The sky is the limit

Applicaties als Qlik Sense en Power BI maken het mogelijk dat je enorm snel je eerste overzichten maakt en data kunt analyseren. Maar eerlijk is eerlijk; hoe mooi het visueel associeren van data ook is, op een gegeven moment red je het daar niet meer mee. Je moet dan 'ingrijpen' door code aan te passen en/of toe te voegen en dat wordt technisch. Zie je daar niet tegenop dan kun je hele mooie dingen doen en is de sky the limit! Zeker als je je realiseert dat de data niet alleen uit Exact Online hoeft te komen...;-)